Buchungssystem wechseln: Alte Buchungen und Kunden sicher übernehmen

Viele Verleiher und Vermieter wechseln ungern das Buchungssystem, weil sie Angst vor verlorenen Daten und Doppelbuchungen haben. Mit einer klaren Reihenfolge ist der Wechsel gut machbar.

Was übernommen werden sollte

• Kunden mit Name und, wenn vorhanden, E-Mail und Telefon: Das erspart Stammgästen die erneute Eingabe.
• Vergangene Buchungen als Historie: für Umsatzvergleiche und die Auslastung nach Saison.
• Künftige Buchungen: Sie sind kritisch, weil sie den Bestand im neuen System belegen müssen, sonst drohen Doppelbuchungen.

Was oft besser nicht mitkommt

• Freitexte und Notizen, wenn sie sensible Angaben enthalten können.
• Zahlungsdaten: Karten- und Kontodaten gehören nie in eine Importdatei.
• Gutscheine nur, wenn Code und Restwert sicher stimmen; sonst lieber manuell nachtragen.

Datenschutz zuerst

Altdaten sind personenbezogene Daten. Klärt vor dem Import, wer Verantwortlicher ist und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem neuen Anbieter besteht. Die Importdatei gehört in einen geschützten Ordner und wird nach dem Import sicher gelöscht. Das ist keine Rechtsberatung; lasst die Details von eurer Datenschutzberatung prüfen.

Die richtige Reihenfolge

1. Neue Angebote und Preise im neuen System einrichten und per Testbuchung prüfen.
2. Probelauf des Imports ohne Schreiben: Zahlen vergleichen (Kunden, Buchungen je Status) und Überbuchungen künftiger Termine finden.
3. Datensicherung des neuen Systems, dann der echte Import ohne Mails an Gäste.
4. Stichproben: einige bekannte Kunden und Buchungen im neuen System wiederfinden.
5. Erst dann die Buchungsseite auf der Webseite umstellen und das alte System auf „nur lesen“ setzen.

Typische Stolperstellen

• Zahlen weichen ab: Aus einer Bestellung mit mehreren Rädern werden mehrere Buchungszeilen, und Gäste, die nur in Bestellungen vorkommen, werden zu Kunden. Das ist erwartbar, sollte aber vorher erklärt sein.
• Zeitzonen: Alte Systeme speichern Zeiten oft ohne Zeitzone. Prüfe Abholzeiten an Stichproben.
• Mehrfach importieren: Ein guter Import erkennt bereits übernommene Datensätze und legt nichts doppelt an.

Fazit

Ein Wechsel ist kein Wochenendprojekt, aber planbar: Probelauf, Sicherung, Import, Stichprobe, Umschalten. Wer diese Reihenfolge einhält, behält seine Historie und seine Stammgäste. Wer von einem WordPress-Plugin kommt, findet den Vergleich unter VikRentItems-Alternative. Die Tarife stehen offen auf der Preisseite, kostenlos testen kannst du ohne Kreditkarte.